Sosialisasi Peraturan Rektor Nomor 21 Tahun 2017 tentang Penyelenggaran Kearsipan

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Sebelas Maret telah melakukan sebuah kegiatan “Sosialisasi Peraturan Rektor Nomor 21 Tahun 2017 tentang Penyelenggaran Kearsipan” bertempat di Ruang Madukara UNS INN, Selasa (29/08/2017). Pada kesempatan ini, UPT Kearsipan UNS telah melahirkan sebuah pedoman kearsipan sebagai dasar hukum terciptanya pengelolaan arsip yang lebih baik dan benar, dimana sosialisasi Peraturan Rektor merupakan Program Kerja UPT Kearsipan UNS. Peraturan Rektor No. 21 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan akan di sosialisasikan dalam rentang waktu 6 (enam) bulan terhitung mulai tanggal 11 September sampai dengan 28 Februari 2018, maka dapat diimplementasikan Peraturan tersebut, diantaranya; Membentuk Organisasi Unit Kearsipan 2; Memberdayakan sumber daya pendukung kearsipan seperti: menunjuk pengolah arsip, menyediakan anggaran untuk kegiatan kearsipan, menyediakan sarana dan prasarana untuk kegiatan kearsipan; Melakukan Pembinaan Kearsipan; Melakukan Pengelolaan Arsip Dinamis: vital, aktif, dan inaktif; Melakukan Penyerahan Arsip Statis ke UPT Kearsipan. Banyak hal yang melatarbelakangi terciptanya Peraturan Rektor seperti tersebut diatas, salah satunya ialah kurangnya tenaga ahli atau arsiparis di UNS sendiri yang menimbulkan pengelolaan kearsipan yang masih belum terpusat. Produk Peraturan Rektor No. 21 tahun 2017 juga mendapatkan bantuan dan pembekalan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

            Prinsip kearsipan yang diusung pada Peraturan Rektor No. 21 tahun 2017 ialah Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Keterbukaan Informasi Publik adalah salah satu produk hukum Indonesia yang dikeluarkan dalam tahun 2008 dan diundangkan pada tanggal 30 April 2008 dan mulai berlaku dua tahun setelah diundangkan menurut Undang-Undang No. 14 tahun 2008. Undang-undang yang terdiri dari 64 pasal ini pada intinya memberikan kewajiban kepada setiap Badan Publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk mendapatkan informasi publik, kecuali beberapa informasi tertentu. Dalam materi dengan tema “Profesionalisme dan Eksistensi Arsiparis dalam Rangka Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi untuk mendukung Tertib Administrasi”, Muhammad Sumitro, S.H., MAP, Direktur SDM dan Sertifikasi ANRI, memaparkan bahwa objek dari Undang-undang diatur secara tegas untuk Perguruan Tinggi. Arsiparis sebagai tenaga ahli kearsipan perlu memiliki tingkat kemampuan yang dapat mendorong kemajuan nilai guna arsip itu sendiri. Namun jika dilihat dari tingkat kebutuhannya, sampai saat ini arsiparis di lingkungan UNS hanya terdapat 17 orang saja, hal inilah yang mendasari minimnya SDM pada bidang kearsipan. Namun dalam pencarian tenaga ahli juga banyak hambatan. Kategori inpassing kearsipan terdiri dari 2 bagian; kategori keterampilan (D3) dan keterampilan keahlian (D4 dan S1). Hal ini untuk menyiapkan profesionalisme profesi kearsipan dalam pengelolaan arsip Perguruan Tinggi. Kegiatan yang mendukung aktivitas administrasi, dapat digunakan untuk membantu proses pengadministrasian dengan baik dan terstruktur.

           Pengawasan Kearsipan di Lingkungan Universitas Sebelas Maret dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) UNS. Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Menurut Drs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si, Sekretaris Satuan Pengawas Internal UNS, Pengorganisasian Kearsipan dapat dilakukan bersama-sama antara SPI (Satuan Pengawas Internal) dan UPT Kearsipan. Pelaksanaan pengawasan kearsipan meliputi perencanaan pengawasan kearsipan, audit kearsipan, penilaian hasil pengawasan kearsipan, monitoring hasil pengawasan kearsipan. Peraturan Rektor UNS No. 21 tahun 2017 tentang pedoman penyelenggaraan kearsipan, belum diatur secara khusus tentang pengawasan kearsipan sehingga belum ada payung hukumnya dalam penyelenggaraan kearsipan. Bagian anggota tim pengawas terdiri dari pejabat fungsional arsiparis dan pejabat fungsional di bidang pengawasan atau audit.

           Penyelenggaraan Kearsipan selanjutnya dibagi menjadi beberapa tahapan yaitu, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan hasil. UPT Kearsipan UNS selaku Lembaga Keasipan Perguruan Tinggi merupakan pusat terkumpulnya arsip dari setiap kegiatan penyelenggaraan kearsipan di Universitas Sebelas Maret. Tahapan penyelenggaran kearsipan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi untuk menjaga keotentikan (keaslian) arsip. Hal ini karena arsip merupakan informasi yang tidak dapat dipisahkan. Menurut Drs. Joko Sugiyatno, Kepala UPT Kearsipan Universitas Sebelas Maret, Penyelenggaraan Kearsipan juga meliputi kebijakan, tanpa bantuan dan kerja sama pimpinan tertinggi semua itu tidak akan tersinergi dan terlaksana. Setiap penyelenggaraan kearsipan juga memerlukan pedoman sebagai landasan hukum, hal ini terdapat pada Norma, Standar Pedoman dan Kriteria (NSPK). Maka dari itu terbentuklah sebuah kerjasama (MoU) antara Pusat Arsip UNS dengan ANRI, tentang SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) dan SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis) pada tahun 2013 saat UPT Kearsipan belum didirikan. Seluruh kegiatan penyelenggaraan kearsipan harus bersinergi dengan tiap-tiap unit pencipta dan pengolah di lingkungan Universitas Sebelas Maret. Arsip Perguruan Tinggi merupakan bagian dari Arsip Negara berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi di lingkungan UNS yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Terjaganya sistem kearsipan dalam sebuah instansi harus diiringi dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip (SKKAA) yang baik dan benar sehingga untuk ke depannya mengacu pada regulasi-regulasi. Sehingga lahirlah motto dari UPT kearsipan yaitu “Arsip yang Terjaga adalah Pondasi Organisasi yang Kokoh.”