PENYERAHAN ARSIP STATIS UNIT KEARSIPAN II FEB KE UPT KEARSIPAN UNS

Sesuai Peraturan Rektor No. 21 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Pasal 47 pengelolaan arsip statis di lingkungan Universitas dilaksanakan oleh Unit Kearsipan I atau Unit Pelaksana Teknis Kearsipan Universitas terhadap arsip statis yang diserahkan oleh Unit Kearsipan II di lingkungan Universitas dan civitas akademika. Prosedur akuisisi arsip statis dapat dilakukan dengan melakukan verifikasi arsip statis dan penerimaan arsip statis.

Verifikasi dan persetujuan dari Kepala Unit Kearsipan I atau Unit Pelaksana Teknis Kearsipan Universitas agar dapat di akuisisi.

Penerimaan arsip harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Arsip diterima dengan aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca;
2. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang;
3. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak, dan penerimaan arsip itu harus didokumentasikan dengan cara registrasi oleh unit yang membawahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti oleh unit kerja/unit pengolah/unit pencipta arsip; dan
4. Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis atau pengelola arsip atau pengadministrasi umum untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan.

Pada hari Jumat, 29 Maret 2019 telah dilakukan akuisisi dan penerimaan arsip statis di UPT Kearsipan UNS dari Unit Kearsipan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Penyerahan secara langsung oleh Kepala Subbagian Keuangan dan Umum Fakultas Ekonomi dan Bisnis Bapak Hendri Prayitno, S.Sos beserta arsiparis FEB ibu Nike Sri Sunarni, S.Mn kepada Kepala UPT Kearsipan Bapak Drs. Joko Sugiyano. Prosedur penyerahan diawali dengan penandatanganan berita acara penyerahan arsip statis oleh kedua belah pihak. Setelah penandatanganan Berita Acara penyerahan arsip dilanjutkan dengan penyerahan daftar arsip statis dan fisik arsip dalam boks arsip. Arsip statis yang diserahkan berupa transkrip akademik mahasiswa pada kurun waktu tahun 1976 sampai 1986.