Menurut Undnag-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sedangkan Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 

UPT Kearsipan Universitas Sebelas Maret memberikan fasilitas akses arsip kepada civitas akademik guna menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Saat ini, dimana perkembangan teknologi sudah sangat maju dan pesat maka dari itu Ketrbukaan Informasi Publik sedang digalakkan. Berikut cara Login di website UPT Kearsipan UNS agar dapat mengakses khasanah arsip dengan SKKAA terbuka :

1. Menuju laman web arsip UNS klik disini web arsip uns

2. 

    Pilih salah satu khasanah yang dicari, antara (Arsip Tekstual, Arsip Foto, Arsip Video) seperti pada lingkaran diatas

3. 

    Berikut ini akan muncul laman login seperti diatas, user dapat masuk dengan login email google (tombol merah diatas)

4. user akan diarahkan kepada laman memilih akun gmail masing-masing.

5. Silahkan pilih satu akun gmail lalu akan masuk ke laman akses khasanah arsip UNS

User sudah dapat mengakses khasanah arsip UPT Kearsipan UNS (untuk mengganti khasanah arsip tekstual dapat menggunakan menu bar di bagian atas dan pilih arsip foto, arsipkearsitekturan, dan arsip video)