Peluncuran e-Office SIKD Universitas Sebelas Maret

25 September 2018, bertempat di Ruang Indraprasta UNS Inn Hotel telah terselenggara acara peluncuran e-Office SIKD Universitas Sebelas Maret. Dihadiri oleh Kepala Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia Dr. Andi Kasman,. S.E., M.M, Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Universitas Sebelas Maret Dr. Mohammad Jamin, S.H., M.Hum, dan Pranata Muda Komputer Pusat Data dan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia Tasdik Eko Pramono S. Kom, M.T. acara ini juga dihadiri para pejabat pengambil keputusan di lingkungan UNS, diantaranya adalah Senat, Wakil rektor, Dekan dan Wk. Dekan, Kepala Biro, Kepala UPT, Lembaga, Pascasarjana, RS, Kepala Bagian, Kasubbag KU, Arsiparis dan tamu undangan lainnya sejumlah 100 orang.

SIKD,  merupakan Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi yang dikembangkan oleh ANRI,  dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis maupun korespondensi (persuratan). Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat multi user. Dengan mengadopsi aplikasi tersebut maka  aplikasi E-Office SIKD UNS dimaksudkan untuk melakukan pengelolaan urusan persuratan secara elektronik (E-Office) dengan menerapkan kaidah kearsipan. diluncurkan secara resmi dengan menekan tombol oleh Rektor yang diwakili Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Universitas Sebelas Maret didampingi oleh Kepala Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Proses persiapan e-office SIKD UNS yang cukup panjang, terutama pendalaman 4 pilar utama konten SIKD yaitu Tata Naskah Dinas, Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Keamanan dan Hak Akses Arsip. dimulai dari audiensi UPT Kearsipan UNS dengan Rektor di awal tahun 2017, mempersiapkan pengembangan SIKD dengan intensif, melalui kajian-kajian, komunikasi dan kunjungan ke unit-unit dan koordinasi terutama Bagian Umum UNS, UPT TIK UNS dan UPSDM Renumerasi untuk menyamakan persepsi dan bersinergi dalam pelaksanaannya. dan untuk pemantapan rancangan Aplikasi E-Office SIKD UNS, UPT Kearsipan melakukan helpdesk ke ANRI.

Tujuan dari penyelenggaraan Peluncuran E-Office SIKD UNS tahun 2018 ini, adalah mencanangkan penggunaan seluruh proses pengelolaan urusan persuratan secara elektronik (E-Office) dengan menerapkan kaidah kearsipan secara menyeluruh di lingkungan UNS . Dengan E-Office SIKD UNS akan mempermudah pekerjaan termasuk penemuan kembali, meningkatkan kualitas pelayanan, menyelamatkan bukti aktivitas organisasi dan lain-lainnya.

Kebijakan E-Office SIKD UNS diharapkan dapat segera diimplementasikan. dengan diadakannya acara tersebut diharapkan 3 bulan ke depan merupakan masa transisi, sosialisasi dan pembelajaran para users, sehingga nanti pada awal tahun 2019, secara menyeluruh sudah dapat diimplementasikan.

Users / pengguna dimaksud adalah :

1. Pejabat Struktural yaitu pejabat eselon 4 ke atas
2. Sekretaris
3. Pencatat surat
4. Pengelola surat

Dengan demikian langkah selanjutnya yang diambil melakukan bimbingan teknis e-Office Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Universitas Sebelas Maret dimulai dari jabatan tertinggi Rektor sampai jabatan terendah di lingkungan Universitas, Fakultas, Lembaga, UPT, Pascasarjana Universitas Sebelas Maret.