Pada tahun 2022, berdasarkan surat nota dinas dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor B-AK.01.00/976/2022 tanggal 1 april 2022 terkait Pengawasan Kearsipan tahun 2022, UPT Kearsipan UNS mendapatkan bagian dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan eksternal oleh ANRI untuk yang pertama kali sejak UPT Kearsipan UNS berdiri yaitu pada tahun 2015. Pada kesempatan pengawasan kearsipan eksternal ini, UPT Kearsipan UNS juga melakukan pengawasan kearsipan Internal di lingkungan UNS untuk yang pertama kali.

A. Berdasarkan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) UNS tahun 2022, dasar-dasar melakukan pengawasan meliputi:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Rektor Universitas Sebelas Maret Nomor 64 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unsur di Bawah Rektor Universitas Sebelas Maret.
4. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan;
5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 92 Tahun 2021 tentang Instrumen Pengawasan atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Cara Penilaian Pengawasan Kearsipan;
6. Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Nomor 588/UN27/HK/2022 tentang Tim Pengawas Kearsipan Internal Universitas Sebelas Maret.

B. Objek Pengawasan

Obyek pengawasan kearsipan internal pada Universitas Sebelas Maret  sebanyak 35 Unit Kearsipan dan 79 Unit Pengolah

C. Prioritas

Prioritas yang menjadi sasaran pengawasan kearsipan internal di lingkungan Universitas Sebelas Maret Tahun 2022 adalah:

1. Kepatuhan Unit Pengolah dalam melaksanakan/ mengimplementasikan 4 (empat) instrumen dasar dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu Klasifikasi Arsip, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, serta Sistem Klasfikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yang telah ditetapkan oleh Rektor Universitas Sebelas Maret.
2. Ketertiban pelaksanaan pemberkasan arsip di unit pengolah

D. Langkah Kerja

Adapun langkah kerja pelaksanaan audit kearsipan dalam rangka pengawasan kearsipan internal dapat disampaikan sebagai berikut:

1. Persiapan

Pada tahap ini tim audit yang akan melaksanakan kegiatan audit kearsipan akan menyusun dan mengirim surat kepada obyek pengawasan dan berkoordinasi dengan obyek pengawasan mengenai waktu pelaksanaan kegiatan audit kearsipan. Kegiatan persiapan ini juga meliputi penyampaian Formulir ASKI untuk dapat dilakukan penilaian mandiri oleh unit pengolah dan unit kearsipan, selanjutnya hasil tersebut akan disampaikan kembali kepada UPT Kearsipan Universitas Sebelas Maret.

2. Penyusunan Rencana Kerja Audit (RKA) Kearsipan

Penyusunan RKA Kearsipan dilaksanakan oleh masing-masing Ketua Tim Audit Kearsipan dalam rangka memberikan panduan dalam pelaksanaan audit kearsipan. RKA Kearsipan yang telah disusun dikonsultasikan dengan Penanggung Jawab kemudian ditandatangani  oleh Ketua Tim Audit Kearsipan dan disampaikan kepada seluruh anggota tim.

3. Pelaksanaan Audit Kearsipan

Audit kearsipan internal dilaksanakan dengan melaksanakan visitasi kepada obyek pengawasan selama 1 hari kerja. Setelah selesai visitasi dilaksanakan exit meeting dengan menyampaikan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS).

4. Penilaian Hasil Audit Kearsipan

Tim Audit Kearsipan melaksanakan penilaian kemudian disampaikan kepada penanggung jawab untuk dilakukan verifikasi dan memperoleh persetujuan.

5. Penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI)

Berdasarkan RHAS, Tim Audit Kearsipan menyusun Konsep LAKI untuk kemudian dibahas dalam rapat Tim Pengawas Kearsipan Internal.

6. Penyampaian LAKI untuk Diverifikasi ANRI

Konsep LAKI yang telah disusun agar disampaikan kepada Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI untuk diverifikasi, dokumen lain yang disertakan adalah SK Tim Pengawas Kearsipan Internal, formulir ASKI, portofolio pengawasan kearsipan internal dari unit pengolah dan unit kearsipan.

7. Penyusunan dan Penyampaian LAKI Konsolidasi

Berdasarkan hasil verifikasi ANRI, UPT Kearsipan Universitas Sebelas Maret menyusun LAKI Konsolidasi dan menyampaikannya kembali kepada ANRI. Hasil pengawasan kearsipan ditetapkan oleh Rektor Universitas Sebelas Maret.

UPT Kearsipan UNS melalui Tim Pengawasan Kearsipan Internal UNS terhadap Hasil Pengawasan Kearsipan pada Rabu, 20 Juli 2022 melaksanakan Verifikasi Hasil Pengawasan Kearsipan Internal kepada  ANRI atas pelaksanaan tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan.

Verifikasi ini dilaksanakan di Hotel Aston Priority Jalan TB Simatupang Jakarta Selatan meliputi verifikasi dokumen dan verifikasi lapangan atas dokumen tindak lanjut yang diajukan oleh UPT Kearsipan UNS baik secara bukti secara fisik dan bukti dukung yang dikirim melalui scan (online). Aspek Pengawasan Kearsipan internal oleh UPT Kearsipan UNS di lingkungan Universitas Sebelas Maret meliputi:

a. Penciptaan Arsip;
b. Penggunaan Arsip;
c. Pemeliharaan Arsip;
d. Penyusutan Arsip;
e. SDM kearsipan;dan
f. Prasarana dan sarana.

Tahapan selanjutnya Tim Auditor Kearsipan ANRI akan mengolah hasil verifikasi dokumen/verifikasi lapangan dan menyiapkan Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan internal yang akan ditandatangani oleh Siti Nur Aeni, Syafira Arifianindya.R., dan Dian Karina Lestari . Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan internal yang akan disampaikan ke Arsip Nasional Repulik Indonesia merupakan penilaian atas penyelenggaraan kearsipan dengan kategori:

1. Nilai 90 s.d. 100 dengan kategori AA (Sangat Memuaskan)
2. Nilai lebih dari 80 s.d 90 dengan kategori A (Memuaskan)
3. Nilai lebih dari 70 s.d 80 dengan kategori BB (Sangat Baik)
4. Nilai lebih dari 60 s.d 70 dengan kategori B (Baik)
5. Nilai lebih dari 50 s.d 60 dengan kategori CC (Cukup)
6. Nilai lebih dari 30 s.d 50 dengan kategori C (Kurang)
7. Nilai 0 s.d 30 dengan kategori D (Sangat Kurang)

Dari hasil Verifikasi, UPT Kearsipan UNS mendapatkan nilai total 48,23 dengan kategori C (Kurang).

Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditandai dengan tata kelola kearsipan yang baik pula. Dan tata kelola kearsipan yang baik dapat dilihat melalui kegiatan pengawasan kearsipan. Pada Tahun 2022, Universitas Sebelas Maret telah melaksanakan pengawasan kearsipan internal sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Universitas Sebelas Maret.

Hasil dari pelaksanaan pengawasan kearsipan internal tersebut berupa Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) yang memuat kondisi faktual, pemenuhan standar, rekomendasi, dan nilai pengawasan. LAKI telah dikirim ke masing-masing objek pengawasan/unit kerja melalui surat nomor 5104/UN27/TA.02.04/2022 tanggal 21 Oktober 2022 tentang Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) Tahun 2022.

Hasil nilai pengawasan internal menyumbang 40% untuk total nilai pengawasan eksternal kearsipan UNS.

Berikut Rekap Nilai masing-masing Obwas (Objek Pengawasan) Kearsipan UNS:

No	Nama Objek Pengawasan	Nilai Audit Kearsipan Internal	Kategori
A.	FAKULTAS
1.	Fakultas Keolahragaan	62,11	B (Baik)
2.	Fakultas Seni Rupa dan Desain	57,94	CC (Cukup)
3.	Fakultas Ilmu Budaya	57,93	CC (Cukup)
4.	Fakultas Teknik	57,08	CC (Cukup)
5.	Fakultas Ekonomi dan Bisnis	55,55	CC (Cukup)
6.	Sekolah Pascasarjana	54,24	CC (Cukup)
7.	Fakultas Kedokteran	53,48	CC (Cukup)
8.	Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan	49,75	C (Kurang)
9.	Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam	48,23	C (Kurang)
10.	Fakultas Hukum	47,85	C (Kurang)
11.	Fakultas Ilmu Sosial dan Politik	44,75	C (Kurang)
12.	Sekolah Vokasi	36,51	C (Kurang)
13.	Fakultas Pertanian	27,76	D (Sangat Kurang)
B.	UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT)
1.	UPT Kearsipan	84,55	A (Memuaskan)
2.	UPT Perpustakaan	56,64	CC (Cukup)
3.	UPT Pusat Pelayanan dan Pengembangan Bahasa	56,01	CC (Cukup)
4.	UPT UNS Press	53,15	CC (Cukup)
5.	UPT SPMB	42,65	C (Kurang)
6.	UPT Remunerasi	36,96	C (Kurang)
7.	UPT Laboratorium Terpadu	32,13	C (Kurang)
8.	UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi	31,71	C (Kurang)
9.	UPT Kerjasama dan Layanan Internasional	24,75	D (Sangat Kurang)
C.	LEMBAGA
1.	Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan (LPPMP)	60,33	B (Baik)
2.	Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat	52,52	CC (Cukup)
D.	DIREKTORAT
1.	Direktorat Keuangan dan Optimalisasi Aset:
	Bagian Keuangan	50,27	CC (Cukup)
	Bagian Aset dan Logistik	43,52	C (Kurang)
2.	Direktorat Kerjasama, Pengembangan, dan Internasionalisasi:
	Bagian Kerjasama, Pengembangan, dan Internasionalisasi	46,59	C (Kurang)
E.	BIRO
1.	Biro Akademik dan Kemahasiswaan
	Bagian Akademik	80,05	A (Memuaskan)
	Bagian Kemahasiswaan	46,53	C (Kurang)
2.	Biro Umum dan SDM
	Bagian Umum	59,69	CC (Cukup)
	Bagian SDM	54,70	CC (Cukup)
3.	Biro Perencanaan, Informasi dan Kerjasama
	Bagian Perencanaan, Informasi dan Kerjasama Alumni	53,08	CC (Cukup)
F.	UNIT LAINNYA
1.	Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ)	39,17	C (Kurang)
2.	Badan Pengelola Usaha (BPU)	30,61	C (Kurang)
3.	Satuan Pengawas Internal (SPI)	29,13	D (Sangat Kurang)
G.	SENAT AKADEMIK	30,71	C (Kurang)