Prosedur pengelolaan arsip menyangkut teknik dan tahap-tahap yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip. Prosedur pengelolaan arsip inaktif meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif, menentukan kapan arsip inaktif dapat dipindah, menentukan arsip yang akan dipindah, menyiapkan arsip yang akan dipindah serta  menyiapkan ruang simpan arsip.

Adapun penataan dan penyimpanan arsip inkatif dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:

1. Arsip Tekstual / Arsip Kertas

Arsip tekstual  atau arsip kertas yang disimpan di Pusat Arsip UNS adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau sering disebut arsip inaktif.
Prosedur penyimpanan arsip inaktif haruslah dilaksanakan secara sistematis, berkesinambungan dan dilaksanakan secara tertib. Proses Pengolahan arsip inaktif meliputi tahap :

a. Identifikasi Arsip

Identifikasi dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan system penataannya (semasa aktifnya). Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi orgaisasi. Kegiatan yang dilakukan dalam identifikasi ini adalah mengelompokkan arsip berdasarkan kesamaan masalah bisa kesamaan kegiatan (rubriek), kesamaan urusan (dosier) dan kesamaan jenis (seri).

b. Pendeskripsian

Pengertian pendeskripsian arsip adalah pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsipnya. Kegiatan pendiskripsian ini menggunakan sarana berupa kartu fiches. Pendiskripsian arsip minimal terdiri dari 6 (enam) unsur yaitu bentuk redaksi, isi informasi, periode/kurun waktu arsip, volume/jumlah arsip, tingkat perkembangan/kealian, serta kondisi arsip. Disamping 6 unsur tersebut perlu ditambahkan lagi dengan beberapa keterangan yaitu kode inisial pelaksana dan unit kerja asal arsip.

c. Pembungkusan Arsip

Pelaksanaan kegiatan pembungkusan arsip bisa dilakukan dengan menggunakan kertas kraf atau kertas payung, hal ini bertujuan agar arsip-arsip tersebut lebih terawat dan tidak terkena debu. Pada sisi kanan atas ditulis kode inisial pelaksana dan nomor sementara berupa hasil pengerjaan.

d. Manuver Fisches

Setelah tahapan pediskripsian selesi dilaksanakan maka perlu penyusunan skema/bagan atau semacam klasifikasi arsip yang bertujuan unruk penyusunan kartu fisches/diskripsi. Dalam penyusunan kartu-kartu fisches setelah kartu dipilah berdasarkan masalah-masalah (klasifikasi arsip), kemudian diurutkan berdasarkan kurun waktunya mulai dari tahun yang tertua sampai dengan tahun yang termuda. Tahap ini disebut Manuver Fisches.

e. Penomoran Difinitif

Hasil penyusunan kartu deskripsi tersebut selanjutnya diberikan nomor urut 1, 2, 3, 4, dan seterusnya.

f. Daftar Pertelaan Arsip

Daftar Pertelaan Arsip (DPA) adalah daftar yang berisikan uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil pendiskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya.

g. Penataan Fisik Arsip

Penataan fisik arsip dilakukan dengan memberikan nomor difinitif (nomor urut) sesuai dengan nomor urut yang tertera di DPA. Penulisan nomor difinitif dilakukan dikertas pembungkus dengan mencoret nomor sementara (berupa kode inisial dan nomor urut pengerjaan), kegiatan ini disebut dengan manuver fisik. Guna memudahkan penemuan kembali maka berkas yang telah diberi nomor definitif kedalam boks arsip secara lateral yaitu penataan berkas dari kiri ke kanan. Penempatan berkas-berkas dalam boks harus memperhatikan kapasitas boks (daya muat).

h. Pelabelan Boks

Pemberian label boks sangat diperlukan agar identitas nomor difinitif terlihat serta membantu dalam penemuan kembali.

i. Penetapan Boks dalam Rak

Tahap terakhir dari pelaksanaan penataan arsip yaitu menempatkan boks arsip yang telah diberi label, disimpan pada rak arsip sesuai dengan urutan nomor defifinifnya, disamping itu untuk mempermudah penemuan kembali, boks arsip perlu diberikan nomor urut dengan penempatan secara lateral.

 

2. Arsip Non Tekstual

a. Arsip Sound Recording

Yaitu arsip yang informasinya terekam dalam sinyal dan suara dengan menggunakan teknik perekaman tertentu. Pengolahan arsip ini adalah sbb:

1. Penerimaan

Kaset-kaset yang diterima perlu dicek apakah sudah sesuai dengan daftar atau tidak

2. Pelabelan

Dilakukan terhadap pembungkus dan pada kasetnya, untuk menghindari tercampurnya kaset dengan pembungkus kaset lainnya

3. Transkripsi

Memudahkan isi informasi yang terdapat dalam kaset rekaman suara ke dalam tulisan secara apa adanya tanpa menambah atau mengurangi. Unsur-unsur transkripsi   antara lain  judul, topik, tempat, tanggal dan tahun peristiwa

4. Indeks

Yaitu ringkasan isi kaset secara garis besar

5. Abstrasi

Yaitu intisari rekaman secara garis besar dalam suatu paragraf.

6. Penataan

Penataan dalam rak kaset dan disusun berdasarkan tahun dan subyek

7. Pembuatan Daftar

b. Arsip Kearsitekturan

Adalah arsip yang berupa gambar yang merupakan bentuk visual dari seorang arsitek. Pengolahan arsip kearsitekturan yaitu dengan membuat deskripsi atau gambaran secara terperinci tentang informasi yang terdapat dalam arsip kearsitekturan. Unsur-unsurnya meliputi pencipta, nomor kerja, nama arsitek, tanggal/bulan/tahun kearsitekturan dibuat, lokasi bangunan, nama bangunan, type bangunan, kode klasifikasi, keterangan, skala, satuan, tingkat perkembangan, kondisi fisik.Penyimpanan arsip kearsitektuaran ditempatkan pada laci kersitekturan dan diberi tanda untuk membedakan laci satu dengan lainnya berdasarkan subyek dengan urutan pengerjaannya nama instansi, subyek,judul/tahun. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan membuat daftar yang memuat unsur-unsur diskripsi arsip kearsitekturan.

c. Arsip Video

Adalah arsip yang isi informasinya berupa citrak bergerak (terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik. Pengolahan arsip video dimulai dengan melakukan pengecekan data secara teknik Pendiskripsian terdiri dari unsur-unsur Nomor urut pengerjaan, Judul, Masa Putar, Tempat/Tgl/Th, Produksi, Mutu Suara, Asal Koleksi, Keterangan. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan membuat daftar yang memuat unsur-unsur diskripsi arsip foto.