1. SEJARAH SINGKAT

UPT. Kearsipan pertama kali berdiri dengan nama Pusat Arsip Universitas Sebelas Maret. Pusat Arsip Universitas Sebelas Maret diresmikan pada hari Kamis, 3 Maret 2005 oleh Pembantu Rektor I UNS. Peresmian Pusat Arsip Universitas Sebelas Maret diselenggarakan sekaligus dalam rangka memperingati Dies Natalis XXIX UNS Tahun 2005. Pusat  Arsip Universitas Sebelas Maret awal berdirinya menjadi salah satu tugas Sub Bagian Tata Usaha Bagian TU, RT, HTL Universitas Sebelas Maret. Tujuan pendirian Pusat Arsip Universitas Sebelas Maret pada saat itu adalah pengendalian dan pengawasan arsip, memudahkan penemuan kembali arsip, pengamanan arsip, efisiensi tempat dan sarana prasarana.

Seiring dengan meningkatnya fungsi dan peran Pusat Arsip Universitas Sebelas Maret tidak hanya sebagai tulang punggung kelancaraan proses administrasi di Universitas Sebelas Maret tetapi juga berperan menyelamatkan arsip yang bernilai guna sejarah, maka Pusat Arsip Universitas Sebelas Maret, malalui Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 82 Tahun 2014 tanggal 20 Agustus 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Sebelas Maret didirikanlah UPT. Kearsipan Universitas Sebelas Maret.

 

  1. TUGAS

UPT. Kearsipan mempunyai tugas :

  1. Melaksanakan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Universitas Sebelas Maret;
  2. Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari lingkungan Universitas Sebelas Maret;
  3. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari lingkungan Universitas Sebelas Maret;
  4. Melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan Universitas Sebelas Maret;
  5. Mengembangkan UPT. Kearsipan sebagai pusat pembelajaran dan informasi arsip.

 

  1. FUNGSI

UPT. Kearsipan menyelenggarakan fungsi :

  1. Pelaksanaan penyusunan rencana, program, dan anggaran;
  2. Pelaksanaan pengelolaan arsip;
  3. Pelaksanaan urusan tata usaha UPT;
  4. Pelaksanaan pembinaan kearsipan.

 

  1. KEDUDUKAN

UPT. Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala dan bertanggung jawab kepada Rektor dan dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan

 

  1. TUJUAN
  1. Memanfaatkan arsip seoptimal mungkin untuk keperluan organisasi;
  2. Memudahkan pengamanan, pengendalian dan pengawasan arsip;
  3. Mengurangi biaya penyimpanan, peralatan, pemeliharaan serta perawatan arsip;
  4. Menyelamatkan arsip yang bernilaiguna sejarah;
  5. Memudahkan penemuan kembali arsip.

 

  1. SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
  1. Kepala;
  2. Petugas Tata Usaha; dan
  3. Kelompok Jabatan Fungsional.

 

  1. KHAZANAH ARSIP
  1. Arsip konvensional (kertas)

Berdasarkan  perkembangan UNS, terdiri dari :

  • Universitas Gabungan Surakarta (UGS);
  • Universitas Negeri Surakarta Sebelas Maret;
  • Universitas Sebelas Maret;
  • Proyek-proyek terkait.
  1. Arsip Media Baru :

Diantaranya :

  • Arsip foto, koleksi tahun 1972 s/d 2007
  • Kaset, koleksi tahun 1983 s/d 2006
  • Video, koleksi tahun 1982 s/d 2002
  • Kearsitekturan/rancang bangun