Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Sebelas Maret telah melakukan sebuah kegiatan “Sosialisasi Peraturan Rektor Nomor 21 Tahun 2017 tentang Penyelenggaran Kearsipan” bertempat di Ruang Madukara UNS INN, Selasa (29/08/2017). Pada kesempatan ini, UPT Kearsipan UNS telah melahirkan sebuah pedoman kearsipan sebagai dasar hukum terciptanya pengelolaan arsip yang lebih baik dan benar, dimana sosialisasi Peraturan Rektor merupakan Program Kerja UPT Kearsipan UNS. Peraturan Rektor No. 21 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan akan di sosialisasikan dalam rentang waktu 6 (enam) bulan terhitung mulai tanggal 11 September sampai dengan 28 Februari 2018, maka dapat diimplementasikan Peraturan tersebut, diantaranya; Membentuk Organisasi Unit Kearsipan 2; Memberdayakan sumber daya pendukung kearsipan seperti: menunjuk pengolah arsip, menyediakan anggaran untuk kegiatan kearsipan, menyediakan sarana dan prasarana untuk kegiatan kearsipan; Melakukan Pembinaan Kearsipan; Melakukan Pengelolaan Arsip Dinamis: vital, aktif, dan inaktif; Melakukan Penyerahan Arsip Statis ke UPT Kearsipan. Banyak hal yang melatarbelakangi terciptanya Peraturan Rektor seperti tersebut diatas, salah satunya ialah kurangnya tenaga ahli atau arsiparis di UNS sendiri yang menimbulkan pengelolaan kearsipan yang masih belum terpusat. Produk Peraturan Rektor No. 21 tahun 2017 juga mendapatkan bantuan dan pembekalan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

            Prinsip kearsipan yang diusung pada Peraturan Rektor No. 21 tahun 2017 ialah Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Keterbukaan Informasi Publik adalah salah satu produk hukum Indonesia yang dikeluarkan dalam tahun 2008 dan diundangkan pada tanggal 30 April 2008 dan mulai berlaku dua tahun setelah diundangkan menurut Undang-Undang No. 14 tahun 2008. Undang-undang yang terdiri dari 64 pasal ini pada intinya memberikan kewajiban kepada setiap Badan Publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk mendapatkan informasi publik, kecuali beberapa informasi tertentu. Dalam materi dengan tema “Profesionalisme dan Eksistensi Arsiparis dalam Rangka Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi untuk mendukung Tertib Administrasi”, Muhammad Sumitro, S.H., MAP, Direktur SDM dan Sertifikasi ANRI, memaparkan bahwa objek dari Undang-undang diatur secara tegas untuk Perguruan Tinggi. Arsiparis sebagai tenaga ahli kearsipan perlu memiliki tingkat kemampuan yang dapat mendorong kemajuan nilai guna arsip itu sendiri. Namun jika dilihat dari tingkat kebutuhannya, sampai saat ini arsiparis di lingkungan UNS hanya terdapat 17 orang saja, hal inilah yang mendasari minimnya SDM pada bidang kearsipan. Namun dalam pencarian tenaga ahli juga banyak hambatan. Kategori inpassing kearsipan terdiri dari 2 bagian; kategori keterampilan (D3) dan keterampilan keahlian (D4 dan S1). Hal ini untuk menyiapkan profesionalisme profesi kearsipan dalam pengelolaan arsip Perguruan Tinggi. Kegiatan yang mendukung aktivitas administrasi, dapat digunakan untuk membantu proses pengadministrasian dengan baik dan terstruktur.

           Pengawasan Kearsipan di Lingkungan Universitas Sebelas Maret dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) UNS. Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Menurut Drs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si, Sekretaris Satuan Pengawas Internal UNS, Pengorganisasian Kearsipan dapat dilakukan bersama-sama antara SPI (Satuan Pengawas Internal) dan UPT Kearsipan. Pelaksanaan pengawasan kearsipan meliputi perencanaan pengawasan kearsipan, audit kearsipan, penilaian hasil pengawasan kearsipan, monitoring hasil pengawasan kearsipan. Peraturan Rektor UNS No. 21 tahun 2017 tentang pedoman penyelenggaraan kearsipan, belum diatur secara khusus tentang pengawasan kearsipan sehingga belum ada payung hukumnya dalam penyelenggaraan kearsipan. Bagian anggota tim pengawas terdiri dari pejabat fungsional arsiparis dan pejabat fungsional di bidang pengawasan atau audit.

           Penyelenggaraan Kearsipan selanjutnya dibagi menjadi beberapa tahapan yaitu, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan hasil. UPT Kearsipan UNS selaku Lembaga Keasipan Perguruan Tinggi merupakan pusat terkumpulnya arsip dari setiap kegiatan penyelenggaraan kearsipan di Universitas Sebelas Maret. Tahapan penyelenggaran kearsipan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi untuk menjaga keotentikan (keaslian) arsip. Hal ini karena arsip merupakan informasi yang tidak dapat dipisahkan. Menurut Drs. Joko Sugiyatno, Kepala UPT Kearsipan Universitas Sebelas Maret, Penyelenggaraan Kearsipan juga meliputi kebijakan, tanpa bantuan dan kerja sama pimpinan tertinggi semua itu tidak akan tersinergi dan terlaksana. Setiap penyelenggaraan kearsipan juga memerlukan pedoman sebagai landasan hukum, hal ini terdapat pada Norma, Standar Pedoman dan Kriteria (NSPK). Maka dari itu terbentuklah sebuah kerjasama (MoU) antara Pusat Arsip UNS dengan ANRI, tentang SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) dan SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis) pada tahun 2013 saat UPT Kearsipan belum didirikan. Seluruh kegiatan penyelenggaraan kearsipan harus bersinergi dengan tiap-tiap unit pencipta dan pengolah di lingkungan Universitas Sebelas Maret. Arsip Perguruan Tinggi merupakan bagian dari Arsip Negara berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi di lingkungan UNS yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Terjaganya sistem kearsipan dalam sebuah instansi harus diiringi dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip (SKKAA) yang baik dan benar sehingga untuk ke depannya mengacu pada regulasi-regulasi. Sehingga lahirlah motto dari UPT kearsipan yaitu “Arsip yang Terjaga adalah Pondasi Organisasi yang Kokoh.”

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta mendapat penghargaan terbaik kedua kategori Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Senin (17/8/2015). Penganugerahan ini merupakan salah satu agenda rutin yang diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun ke-70 Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia. Bertempat di Hotel Red Top Jakarta, Mohamad Yamin menerima piagam penghargaan tersebut yang diserahkan langsung oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Mustari Irawan.

Adapun penilaian lembaga kearsipan perguruan tinggi berdasarkan pada enam indikator yakni Norma, Standar Pedoman dan Kriteria (NSPK), Pengelolaan Arsip Inaktif, Kelembagaan, Sarana dan Prasarana, Sumber daya manusia, serta pembinaan kearsipan. Setelah lolos seleksi administrasi, LKPT terpilih melakukan presentasi di depan para dewan penguji. UPT Kearsipan UNS berhasil meraih terbaik II setelah Universitas Gajah Mada dan mengalahkan Universitas Udayana sebagai terbaik III. Selain kategori Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, ANRI juga memberikan penghargaan kepada kepada unit kearsipan, Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) terbaik serta arsiparis teladan tingkat nasional.

Yani Maryudiasti, Arsiparis UPT Kearsipan UNS menuturkan, UPT yang yang baru diresmikan 3 Juni 2015 ini memiliki keunggulan pada khazanah kearsipannya. UPT Kearsipan UNS menyimpan dan mengelola foto-foto dokumentasi sejak UNS berdiri, dokumen-dokumen penting bahkan rancang bangun yang ada di UNS.

sumber: http://uns.ac.id/id/uns-update/upt-kearsipan-uns-dapat-penghargaan-lkpt-terbaik-ii.html

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta sepakati nota kesepahaman aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), Selasa (30/6/2015). Berlangsung di ruang sidang IV Kantor Pusat dr. Prakosa, penyerahan aplikasi SIKS ini langsung diserahkan Sekretaris Utama ANRI, Gina Masudah Husni kepada Wakil Rektor IV UNS Surakarta, Widodo Muktiyo.

Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) merupakan aplikasi yang dikembangkan ANRI untuk membantu menangani pengelolaan arsip statis di lingkungan lembaga kearsipan serta menyajikannya untuk dapat diakses oleh masyarakat.

Aplikasi SIKS memungkinkan data statis yang dimiliki UNS dapat diakses umum. UNS juga menjadi bagian dari jaringan kearsipan nasional. Sehingga masyarakat umum dapat melilihat perkembangan UNS dilihat dari kearsipannya. Sebagai aset publik, arsip harus disajikan untuk masyarakat dan institusi yang memilikinya wajib membagi kepada masyarakat.

Jenis-jenis arsip yang dimiliki perguruan tinggi antara lain; pengembangan kelembagaan, program dan evaluasi, kerjasama antar lembaga, registrasi mahasiswa, kurikulum, tugas akhir, penetapan kelulusan, ijazah dan transkrip, data alumni, prestasi mahasiswa, dan berkas perorangan mahasiswa.

Menurut Tasdik Pramono, pengembang aplikasi SIKS , arsip-arsip statis yang dimiliki sebuah institusi kebanyakan tidak tertata dan tidak terurus. Dengan aplikasi SIKS ini, arsiparis terbantu untuk menata arsip statis sehingga mudah dicari kembali bila suatu saat dibutuhkan. Tasdik menambahkan, prinsip dasar aplikasi ini seperti mesin pencari google, dengan mengetikkan kata kunci, pencari data dapat mengakses dengan cepat. Penggunaan aplikasi SIKS ini juga turut membantu melestarikan arsip statis yang bersifat selamanya karena pencari data tidak perlu memegang langsung arsip statis tersebut, cukup arsip statis berupa soft data yang tersimpan di SIKS. [] (nana.red.uns.ac.id)

 

sumber: uns.ac.id